個人事業主（フリーランス）が事業を運営する上で、経費の正しい理解は不可欠である。経費とは、売上を得るために直接必要となった費用のことであり、これを適切に計上することは所得金額を正しく算出し、結果として納税額を適正に保つ上で極めて重要になる。経費として認められる範囲は広く、その判断基準を把握しておくことが求められる。

例えば、業務で使用する文房具やプリンターのインクなどは消耗品費として計上される。事務所を借りている場合の家賃や、自宅を仕事場としている場合の家賃の一部も経費に含めることが可能だ。後者のように私的な支出と事業用の支出が混在する費用は、事業で使った割合を合理的に算出して計上する家事按分という考え方が用いられる。この考え方は、電気代やインターネット料金といった水道光熱費や通信費にも適用されるものである。

また、クライアントとの打ち合わせに向かうための電車代は旅費交通費となり、業務に関連する専門書の購入費は新聞図書費として扱われる。事業の遂行上必要な取引先との会食にかかった費用も、常識の範囲内であれば接待交際費として認められる場合がある。

経費として計上する上で最も重要な原則は、その支出が事業に関連していると客観的に説明できることだ。そのため、日付、金額、支払先、内容が明記された領収書やレシートの保管は必須である。これらの証拠書類がなければ、税務調査の際に経費として認められない恐れもある。最終的に、売上を上げるために必要だったかどうかという基準で判断することが、経費計上の基本といえるだろう。